Gestion des contrats

Un processus dématerialisé signifie moins d’erreurs et une productivité accrue

Avantages de la gestion dématerialisée des contrats

Réduction des coûts

Création automatique de contrats
Processus de validation optimisé
Notifications en cas de modifications et renouvellements

Conformité contractuelle

Surveillance active des conditions
Conformité des prix et aux clauses
Vérifcations et alertes
Signature Electronique

Alertes, Visibilité et Maîtrise du Processus

Traçabilité et journal d’audit
Tableaux de bord et rapports
Partage et communication en interne et externe

Essai Gratuit

Fonctionnalités de la solution de Gestion des Contrats

Création automatique de contrats

Qu’il s’agisse d’un contrat de travail, d’un contrat de vente, d’un accord commercial ou d’un contrat de maintenance, notre solution de gestion de contenu d’entreprise, e-Doc360, peut facilement alimenter et générer n’importe quel contrat en utilisant une variété de modeles pré-configurés.

Prendre le temps de personnaliser chaque contrat en fonction de chaque destinataire est une tâche fastidieuse et manuelle. e-Doc360 utilise des modèles qui capturent les champs spécifiques que vous souhaitez mettre en évidence tout en conservant le format du document, y compris le texte et les graphiques, identiques. De cette façon, vous pouvez créer, gérer et partager facilement des contrats personnalisés.

Gestion de tout le cycle de vie du contrat

L’optimisation du processus du cycle de vie des contrats permet d’améliorer la visibilité, la conformité et la maîtrise des contrats.

De la création à la finalisation et le partage du contrats, toutes les modifications, révisions et commentaires dans répertoriés dans un journal d’audit informant sur la personne qui a fait les révisions et sur l’heure à laquelle l’action a été effectuée.

Le partage, la revue et l’approbation des contrats se fait à l’aide des workflows en série et en parallèle. Notre flux de travail automatisé déclenche différents niveaux d’approbation basés sur les procédures de l’entreprise, permettant aux utilisateurs autorisés un accès spécifique à certains fichiers et documents.

Gestion des délais d’expiration et des renouvellements des contrats

Restez informé sur le quand un contrat est sur le point d’expirer et garder une trace des dates clés avec notre système de notification automatisé.

Les utilisateurs peuvent également définir des rappels pour les délais et les actions nécessaires afin de répondre rapidement aux besoins de l’entreprise et du personnel, de fournir un meilleur service et de gagner du temps en surveillant électroniquement chaque document et événement.

Accès et visibilité améliorées

Facilement retrouver n’importe quel document avec les fonctionnalités de recherche rapide, recherche multicritères et recherche contextuelle ! L’utilisateur peut faciliter localiser un contrat dans la solution et dans quelle étape dans le processus de validation à l’aide de la visibilité du workflow.

Alors qu’une recherche rapide récupère vos résultats en quelques secondes, une recherche avancée vous permet d’affiner votre recherche en fonction de divers critères, notamment la taille et la nature du document ainsi que la date de modification et les balises associées au contrat. La recherche contextuelle peut chercher dans le corps du document.

L’utilisateur a également la possibilité de faire des recherches spécifiques et les sauvegarder.

Conformité des contrats aux procédures

S’assurer du respect aux exigences légales et procédurales est une priorité dans l’entreprise. Grace a la gestion dématérialisée des contrats, l’utilisateur peut aisément surveiller les risques, les droits et les obligations potentiels au sein du même système.

e-Doc360 facilite le contrôle des droits d’accès et arrangements commerciaux, ainsi que des stratégies de tarification et de remise efficaces.

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