La dématérialisation dans le secteur privé et public… POURQUOI ?

Que veut dire la dématérialisation ?

La dématérialisation est un terme de plus en plus répandu dans le monde des affaires. De quoi s’agit il?.

La dématérialisation consiste à transformer des processus, du contenu et des documents physiques en formats numériques afin de faciliter l’accès à l’information, optimiser la prise de décision et réduire le temps de traitement.

Outre le gain de temps et d’espace, cette démarche présente de nombreux atouts pour l’entreprise et les institutions publiques. La dématérialisation permet la création d’un environnement de collaboration efficace et optimisé grace à une fluidité de l’information, une accessibilité aisée et un partage optimisé.

Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation?

La dématérialisation concerne tout  type d’entreprise ou institution publique opérant dans tout domaine confondu. Toute organisme où entreprise désireux de dégager un avantage concurrentiel, ajouter de la valeur à ses clients, optimiser sa performance, et se différencier sur un marché donné en optant pour les Technologies de l’information et de la communication (TIC).

Quels avantages pour l’entreprise?

Que ça soit le gain du temps, la maîtrise du processus, la réalisation des économies, ou même l’introduction d’une meilleure façon de collaboration, l’entreprise bénéficiera efficacement de la dématérialisation.  En outre, elle permet de renforcer la relation client puisqu’elle entraîne un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents.  N’oublions pas que la dématérialisation a une optique de  protection de l’environnement en réduisant la quantité du papier utilisé !

Quels  documents à dématérialiser ?

Tous les documents usuels  qu’on partage, travaille avec, archive, ou encore traite dans la vie quotidienne en entreprise, comme les bons de commande,  les factures fournisseurs, les contrats, les documents Ressources Humaines, les réclamations clients, les déclarations sociales et fiscales…

Comment dématérialiser le processus?

On peut distinguer deux modalités de dématérialisation. Il y a ce qu’on appelle des solutions SaaS (Software as a Service), qui sont des services en ligne auquel l’utilisateur peut s’abonner. Ou encore, on peut  se procurer et installer un logiciel.
360 Business Ventures offre les deux services comme la solution d’ automatisation de la comptabilité fournisseurs, e-Doc 360 qui assure la Gestion Electronique des Documents, la capture intelligente des données sans saisie manuelle, la gestion des incidents, la dématérialisation des notes de frais, la télé-déclaration de la TVA, IS, IR, …

La réussite de la dématérialisation est tributaire d’un engagement de la part des collaborateurs et d’une forte volonté de changement de la part de l’organisation. Et rappelez-vous que dans un monde en perpétuel changement, avoir une grande expérience  dans un secteur ne veut rien dire si l’on ne suit pas les évolutions des marchés.
La dématérialisation … parce que c’est l’avenir … parce qu’il le faut !